1. Partes e identificación
Este contrato se celebra entre:
- El prestador del servicio: Phantomsoft SAS, con NIT 901.857.909, domiciliada en la Calle 13 A Sur # 53 B - 182, Medellín, Colombia, correo contacto@phantomsoft.io (en adelante, “PhantomApp” o “nosotros”).
- El usuario: la persona natural o jurídica que se registra y utiliza la plataforma (en adelante, “el usuario”, “el cliente” o “vos”).
2. Aceptación de los términos
Al crear una cuenta, activar una prueba gratuita o pagar una suscripción declarás que:
- Sos mayor de edad (18 años cumplidos).
- Actuás por cuenta propia o estás debidamente autorizado para representar a la empresa que registrás.
- Leíste, entendiste y aceptás de forma libre e informada estos Términos y Condiciones y la Política de Privacidad.
- La información suministrada es verdadera, completa y vigente, y te comprometés a mantenerla actualizada.
Además, el usuario declara que los recursos con los que paga este servicio no provienen de actividades ilícitas y que ni él ni sus beneficiarios reales aparecen en listas vinculantes de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción transnacional ni en listas OFAC o equivalentes. El incumplimiento de esta declaración faculta a Phantomsoft SAS para suspender el servicio y reportar a la autoridad competente.
3. Descripción del servicio
PhantomApp es un software como servicio (SaaS) en la nube diseñado para ayudar a comercios a operar su negocio. Sus módulos principales incluyen:
- Punto de venta (POS) y gestión de ventas.
- Control de inventario y reportes en tiempo real.
- Gestión de clientes, proveedores y colaboradores.
- Facturación electrónica ante la DIAN (vía integración con FacturadorApi).
- Procesamiento de pagos (vía Wompi y otros).
- Canales de venta digitales (catálogo público y WhatsApp Business).
- Asistente IA embebido y agente conversacional de WhatsApp.
- Módulo de reservas y hospitalidad (planes específicos).
Las funcionalidades pueden evolucionar en el tiempo. PhantomApp puede agregar, modificar o retirar módulos, notificándote por correo o dentro de la plataforma cuando el cambio sea significativo.
4. Cuenta y credenciales
- Para usar PhantomApp debés registrar una cuenta con datos reales (nombre, correo, datos fiscales del negocio).
- Sos responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de toda actividad que ocurra bajo tu cuenta.
- Debés notificarnos de inmediato cualquier uso no autorizado escribiendo a contacto@phantomsoft.io.
- PhantomApp puede suspender o bloquear tu cuenta si detectás un uso indebido, un incumplimiento grave de estos términos, o un riesgo de seguridad.
5. Planes y suscripción
PhantomApp ofrece planes de suscripción con periodicidad mensual o anual, y un plan Enterprise personalizado para cadenas o casos especiales. Los precios vigentes se publican en phantomsoft.io/#pricing y prevalecen sobre cualquier versión previa de este documento.
- Prueba gratuita: permite usar el producto por un período limitado definido al momento del registro. No se requiere tarjeta al inicio. Dado que la prueba gratuita no genera obligación de pago, la política de fallas de pago descrita en la cláusula 6 no aplica a la prueba gratuita. Al vencer el período de prueba, el acceso se pausa hasta que el usuario active un plan pago.
- Plan Mensual: pago recurrente mensual con renovación automática.
- Plan Trimestral: pago recurrente cada tres (3) meses con renovación automática. Misma política de fallas de pago que los planes Mensual y Anual.
- Plan Anual: pago único anual con tarifa preferencial.
- Plan Enterprise: condiciones, alcance, precio y política específica de fallas de pago se definen en cotización y contrato específico (side letter). En ausencia de side letter, aplican las condiciones estándar de la cláusula 6.
Los puntos de venta adicionales, módulos opcionales (por ejemplo, facturación electrónica, catálogo digital, WhatsApp Commerce) y cupos de conversaciones/mensajes se cobran según la tabla vigente del plan.
6. Métodos de pago y renovación
Los pagos se procesan a través de pasarelas autorizadas (ej. Wompi). PhantomApp no almacena números completos de tarjetas de crédito en sus servidores.
- Facturación: PhantomApp te envía la factura electrónica cada ciclo de cobro.
- Renovación automática: las suscripciones mensuales o anuales se renuevan automáticamente al finalizar el período, salvo que canceles con antelación desde la plataforma.
- Fallas de pago: si una renovación falla, Phantomsoft SAS intentará el cobro hasta por tres (3) veces en un período de quince (15) días calendario, notificándote por correo electrónico y/o por los medios electrónicos dentro de la plataforma (avisos in-app o mensajes al canal oficial de WhatsApp del comerciante) cada vez. Si al término del tercer intento el cobro no ha sido exitoso, la cuenta quedará automáticamente suspendida. El acceso se restablece al confirmarse el pago. Transcurridos treinta (30) días calendario más sin pago, Phantomsoft SAS podrá terminar el contrato y aplicar la retención de datos descrita en estos Términos y en la Política de Privacidad.
- Cambios de plan: podés solicitar el cambio por el chat embebido en PhantomApp o por correo a contacto@phantomsoft.io. Nuestro equipo coordina el ajuste de fechas dentro de 24 horas hábiles. En esta fase no aplicamos prorrateo automático; la fecha de vigencia del nuevo plan se acuerda con vos.
7. Retracto (Ley 1480 de 2011)
Conforme al Estatuto del Consumidor colombiano, cuando contratás PhantomApp a distancia tenés derecho a retractarte dentro de los 5 días hábiles siguientes a la contratación, siempre que no hayas usado el servicio de manera sustancial. El reembolso se realiza por el mismo medio de pago y dentro de los plazos previstos en la norma.
Para ejercer el retracto escribinos a contacto@phantomsoft.io indicando tu nombre, correo asociado y la fecha de contratación. Si tu plan incluyó costos asociados a la configuración o activación (por ejemplo facturación electrónica ante la DIAN), podrían descontarse esos costos ya incurridos.
8. Cancelación y reembolsos
- Podés solicitar la cancelación por el chat embebido en PhantomApp o por correo a contacto@phantomsoft.io. La cancelación surte efecto al finalizar el período pagado.
- Fuera del derecho de retracto del punto 7, no se reembolsan pagos ya procesados, salvo que se compruebe un incumplimiento grave atribuible a PhantomApp.
- Tras la cancelación podrás exportar tus datos en los formatos que el producto permita. Conservaremos la información tributaria el tiempo exigido por la ley.
9. Uso aceptable
Al usar PhantomApp te comprometés a:
- Utilizarlo únicamente con fines comerciales lícitos.
- No emitir facturas fraudulentas ni alterar registros contables o tributarios.
- No intentar acceder sin autorización a cuentas o datos de otros usuarios.
- No utilizar ingeniería inversa, ni copiar, modificar o redistribuir el software, entendiendo que la violación de los derechos de autor sobre el software puede constituir el delito tipificado en el artículo 272 del Código Penal colombiano.
- No enviar mensajes no solicitados (spam) por WhatsApp ni infringir la WhatsApp Business Messaging Policy.
- No vender, ceder ni exponer públicamente datos personales de tus clientes obtenidos a través de PhantomApp.
- No usar el servicio para actividades prohibidas por Meta, la DIAN o cualquier autoridad colombiana aplicable.
- Al usar módulos de comunicación (WhatsApp Business, catálogo digital, notificaciones SMS o email masivo), respetar la Ley 2300 de 2023 y sus decretos reglamentarios: contactar a tus propios clientes finales únicamente dentro de los horarios permitidos (lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sábados de 8:00 a 15:00, hora de Colombia), respetar el derecho de los destinatarios a darse de baja y a no ser molestados, y no enviar mensajes comerciales no solicitados.
El incumplimiento puede dar lugar a la suspensión o terminación de tu cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
10. Propiedad intelectual
- El software, la marca “PhantomApp”, los logotipos, los diseños de interfaz y cualquier contenido propio son de propiedad exclusiva de Phantomsoft SAS o de sus licenciantes.
- Te concedemos una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el servicio mientras esté vigente tu suscripción.
- Los datos que cargás o generás dentro de la plataforma siguen siendo tuyos. PhantomApp los procesa para prestar el servicio y como se describe en la Política de Privacidad.
- Las sugerencias o comentarios que nos envíes sobre el producto podrán usarse libremente para mejorarlo, sin obligación de contraprestación.
11. Disponibilidad del servicio
PhantomApp trabaja para ofrecer alta disponibilidad del servicio. La infraestructura principal se ejecuta en Microsoft Azure y cuenta con monitoreo continuo. No obstante:
- Pueden presentarse ventanas planeadas de mantenimiento que serán anunciadas cuando sea posible.
- Pueden ocurrir fallas no planeadas debidas a proveedores externos (Meta, Wompi, Azure, operadores de Internet, DIAN) sobre las cuales no tenemos control directo.
- PhantomApp no garantiza una disponibilidad del 100% ni la operación ininterrumpida. Para clientes Enterprise puede pactarse un SLA específico.
- Para los planes Mensual y Anual, Phantomsoft SAS se compromete a una disponibilidad objetivo del 99,5% mensual del plano de control del servicio (login, POS, facturación), excluyendo ventanas de mantenimiento planeadas, eventos de fuerza mayor y fallas de proveedores externos (Meta, Wompi, DIAN, Azure, operadores de Internet). La disponibilidad se mide como uptime mensual del endpoint público de salud del gateway.
12. Limitación de responsabilidad
Dentro de los límites permitidos por la ley, PhantomApp no es responsable por:
- Lucro cesante, daños indirectos, incidentales o consecuentes derivados del uso del servicio.
- Errores en declaraciones tributarias, emisión de facturas o cumplimiento de obligaciones del comerciante. La responsabilidad tributaria recae en el usuario.
- Pérdida de datos atribuible al uso indebido del producto por parte del usuario o de sus colaboradores.
- Daños derivados del funcionamiento de proveedores externos (Meta, Wompi, Azure, etc.).
- La información tributaria, contable, financiera y de inventario cargada en PhantomApp es suministrada y es de exclusiva responsabilidad del usuario. Phantomsoft SAS actúa como proveedor de la herramienta y no verifica la veracidad, completitud ni exactitud de dicha información ante la DIAN ni ante ninguna autoridad. Las sanciones o contingencias tributarias derivadas de información errada suministrada por el usuario son de su exclusiva cuenta.
La responsabilidad total de PhantomApp frente al usuario por cualquier causa no excederá el monto efectivamente pagado por el usuario en los 12 meses inmediatamente anteriores al hecho que dio origen al reclamo. Este límite no aplica a las responsabilidades que por ley no puedan limitarse.
13. Indemnización
El usuario mantendrá indemne a Phantomsoft SAS frente a cualquier reclamación de terceros que surja de (i) el incumplimiento de estos términos, (ii) el uso indebido de la plataforma, o (iii) la infracción de derechos de terceros por parte del usuario, incluidos los derechos de protección de datos de sus propios clientes o colaboradores.
14. Privacidad y datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad. Al aceptar estos Términos declarás haber leído y aceptado dicha política, así como la Política de Cookies y las Instrucciones de Borrado de Datos.
Respecto a los datos de tus clientes finales que cargás en la plataforma, vos actuás como responsable y PhantomApp como encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
15. Modificaciones
PhantomApp podrá modificar estos Términos cuando se requiera. Cuando los cambios sean materiales, te avisaremos con al menos 15 días de anticipación por correo o dentro de la plataforma. El uso continuado del servicio después de la fecha de entrada en vigencia implica tu aceptación.
Si no estás de acuerdo con un cambio material, podés cancelar tu suscripción antes de la fecha de entrada en vigencia. La última versión del documento se indica al inicio de esta página.
16. Terminación del contrato
El contrato puede terminarse en los siguientes casos:
- Por cancelación voluntaria del usuario desde la plataforma, con efecto al final del período pagado.
- Por decisión unilateral de PhantomApp ante incumplimiento grave del usuario, previa comunicación escrita cuando sea posible.
- Por disposición de autoridad competente.
- Por fuerza mayor sostenida.
Terminado el contrato, PhantomApp conservará los datos mínimos exigidos por ley (por ejemplo, información tributaria) y procederá a suprimir el resto según los plazos descritos en la Política de Privacidad.
Fuerza mayor: ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando obedezca a un evento de fuerza mayor o caso fortuito (desastres naturales, actos de autoridad, guerra, indisponibilidad masiva de Internet, falla prolongada de proveedores críticos, etc.). Si la causa de fuerza mayor se extiende por más de noventa (90) días calendario, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato mediante comunicación escrita con quince (15) días calendario de preaviso, sin derecho a indemnización por la otra parte.
17. Cesión del contrato
El usuario no podrá ceder, transferir o delegar total o parcialmente los derechos y obligaciones derivadas de este contrato sin autorización previa y escrita de Phantomsoft SAS. Cualquier cesión efectuada sin esa autorización será nula.
Phantomsoft SAS podrá ceder este contrato, en todo o en parte, a cualquier empresa vinculada, filial, subsidiaria o sucesora derivada de una reorganización, fusión, escisión o venta de activos, notificando al usuario con al menos quince (15) días calendario de anticipación por correo electrónico o dentro de la plataforma. Si el usuario no está de acuerdo con la cesión, podrá cancelar su suscripción sin penalidad antes de la fecha de entrada en vigencia de la cesión.
18. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se resolverá ante los jueces competentes de la ciudad de Medellín, sin perjuicio del derecho del usuario consumidor a acudir a la jurisdicción de su domicilio o a los mecanismos de protección al consumidor establecidos en la Ley 1480 de 2011.
Antes de iniciar un proceso judicial, las partes procurarán resolver las controversias mediante contacto directo al correo contacto@phantomsoft.io por un plazo razonable.
19. Cláusula compromisoria (arbitraje)
Las controversias que surjan entre las partes con ocasión de la celebración, ejecución, interpretación o terminación de este contrato y que no puedan resolverse mediante arreglo directo en un plazo razonable, se someterán a un Tribunal de Arbitramento administrado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, conforme a su reglamento vigente, bajo las siguientes reglas:
- Número de árbitros: un (1) árbitro único, o tres (3) cuando la cuantía supere los mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
- Sede: Medellín, Colombia.
- Idioma: español.
- Ley aplicable al arbitraje: derecho colombiano, decisión en derecho.
Esta cláusula no limita el derecho del usuario consumidor a acudir a las acciones previstas en la Ley 1480 de 2011 ni a los mecanismos alternativos de solución de controversias de protección al consumidor. Tampoco limita las facultades sancionatorias de la Superintendencia de Industria y Comercio ni de cualquier otra autoridad competente.
20. Contacto y soporte
Para consultas, soporte o comunicaciones relacionadas con estos Términos:
- Correo: contacto@phantomsoft.io
- Soporte dentro del producto: chat embebido en PhantomApp.
- Dirección física: Calle 13 A Sur # 53 B - 182, Medellín, Colombia.
La información sobre planes vigentes, horarios de soporte y canales adicionales se publica en phantomsoft.io.
Notificaciones electrónicas: las comunicaciones entre las partes, incluidas las notificaciones contractuales, modificaciones, avisos de cobranza o cualquier acto necesario para la ejecución de este contrato, se efectuarán a través del correo electrónico registrado por el usuario y del correo contacto@phantomsoft.io de Phantomsoft SAS. Las partes reconocen el valor jurídico pleno de estas comunicaciones electrónicas conforme a la Ley 527 de 1999.