1. Qué datos borramos
Cuando pedís la supresión podemos borrar, según el tipo de titular que seas:
1.1. Si sos un comerciante (dueño o colaborador del negocio)
- Tu cuenta de usuario y tus credenciales de acceso.
- Tu nombre, correo, teléfono y datos laborales.
- Configuraciones del negocio asociadas únicamente a tu perfil (no aquellas compartidas con el equipo).
- Tokens de integración con tus redes sociales o WhatsApp si están únicamente vinculados a tu cuenta personal.
Si sos el único administrador del comercio, borrar tu cuenta implica terminar la suscripción y borrar la empresa entera (ver punto 8).
1.2. Si sos un cliente final del comercio
- Tu nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono.
- Direcciones y coordenadas geográficas guardadas para domicilios.
- Datos de vehículo (lavaderos, parqueaderos).
- Mensajes de WhatsApp vinculados a vos y archivos adjuntos cuando legalmente proceda.
- Documentos adjuntos (por ejemplo, copia de tu cédula).
2. Cómo solicitarlo
Escribí a contacto@phantomsoft.io con el asunto “Solicitud de borrado de datos” e incluí:
- Tu nombre completo.
- Tu número de documento (cédula de ciudadanía, NIT u otro según corresponda).
- Copia legible de tu documento de identidad o poder especial si actuás en representación de otra persona.
- El correo o número de WhatsApp con el que interactuaste con PhantomApp (si lo recordás).
- Descripción clara de lo que querés borrar (toda tu cuenta, solo conversaciones, solo ciertos datos, etc.).
- Dirección o correo donde podemos responderte oficialmente.
Si el comercio con el que interactuaste sigue activo en PhantomApp también podés pedirle a ese comercio, como responsable del tratamiento, que borre tu información. PhantomApp te apoya para que lo logre.
3. Plazo de respuesta
Te respondemos dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de tu solicitud completa, con la posibilidad de prorrogar el término hasta por 8 días hábiles más cuando la complejidad de la solicitud lo requiera, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si necesitamos información adicional para identificarte o entender el alcance de la solicitud, te escribiremos; el plazo empieza a correr cuando recibamos la información requerida.
4. Qué retenemos por ley
Algunos datos no pueden borrarse inmediatamente porque una norma nos obliga a conservarlos. En particular:
- Facturas y documentos tributarios: 5 años mínimo (Estatuto Tributario).
- Registros contables y de auditoría: hasta 10 años según el Código de Comercio.
- Pruebas de consentimiento: mientras dure la relación más el plazo de prescripción de las acciones legales que pudieran derivarse.
- Información requerida por autoridad competente: por el tiempo que la autoridad lo exija.
En esos casos, marcamos tu perfil como suprimido, limitamos el acceso al mínimo personal autorizado y eliminamos los datos restantes al vencer la obligación legal.
5. Qué pasa técnicamente
- Validación de identidad: verificamos que sos efectivamente el titular o un representante debidamente autorizado.
- Borrado lógico inmediato: marcamos tu perfil como suprimido y dejás de aparecer en el producto.
- Borrado físico: dentro de los 30 días siguientes eliminamos definitivamente los datos que no estén sujetos a obligación legal de conservación.
- Propagación a sub-procesadores: enviamos las solicitudes de borrado pertinentes a los servicios externos (Meta, Firebase, Supabase, etc.) y hacemos seguimiento hasta confirmar la acción.
- Confirmación: te enviamos una comunicación al correo indicado con el detalle de lo borrado y lo retenido.
6. Datos enviados por WhatsApp
Si pedís el borrado de tus conversaciones con un comercio que usa PhantomApp y WhatsApp Business:
- Borramos el historial conversacional guardado en nuestros servidores asociado a tu número o a tu documento (mensajes, archivos, notas internas del agente).
- Borramos los eventos de consentimiento asociados al canal WhatsApp.
- Meta, como operador de la plataforma WhatsApp, mantiene su propia política de retención. Podés ejercer tus derechos directamente ante Meta en facebook.com/help/contact/507739850846588.
7. Borrado en sub-procesadores
PhantomApp comparte datos con proveedores técnicos (ver sección 4 de la Política de Privacidad). Al recibir una solicitud de borrado:
- Ejecutamos las APIs de borrado disponibles en cada proveedor.
- Para proveedores sin API (o con ventanas de retención propias) esperamos el tiempo que su política les imponga y hacemos seguimiento.
- Si un sub-procesador no permite el borrado efectivo dentro de un plazo razonable, te lo informamos de forma transparente.
8. Consecuencias de la solicitud
El borrado es irreversible. Antes de ejecutar la acción tenete en cuenta:
- Perderás el acceso a tu cuenta. No podremos restaurar la información borrada.
- Si eras el único administrador del comercio, la cuenta del comercio también se termina y los colaboradores pierden acceso.
- Las facturas electrónicas emitidas permanecen en la DIAN por obligación legal, independiente de este borrado.
- Si tenías un pago en proceso, te devolveremos lo que corresponda según los Términos y Condiciones.
¿Tenés dudas antes de solicitarlo? Escribinos a contacto@phantomsoft.io y te orientamos.